Die Müller-Guttenbrunn Gruppe hat an ihren Österreich-Standorten in Amstetten und Kematen an der Ybbs ein integriertes QHSE-Managementsystem (Quality-Health-Safety-Environment) eingeführt und damit einen gewaltigen Schritt in Richtung Zukunft getan. Cloudbasiert, DSGVO-konform und unter Einhaltung der neuesten Sicherheitsstandards ist das Unternehmen nun in der Lage, die Qualität der Prozesse zu optimieren und zu vereinheitlichen. Dieser Riesenschritt in Sachen Digitalisierung macht MGG damit wieder einmal zum Vorreiter in der europäischen Recycling-Branche.

Ein QHSE-Managementsystem ist darauf ausgelegt, die Bereiche Qualität, Gesundheit, Sicherheit und Umwelt miteinander zu verbinden und eine ganzheitliche Strategie zu entwickeln, die Risiken und Chancen in den besagten Bereichen zu berücksichtigen. Ziel ist es, vereinfacht ausgedrückt, gesetzliche Vorschriften zu erfüllen, die Effizienz zu steigern, die Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verbessern und die Umweltbelastung zu verringern. 

Ein wichtiger Bestandteil dieses digitalen Systems ist dabei die zentrale Ablage aller notwendigen Dokumente in einer IT-sicheren Cloud. Alle für die Prozesse der Müller-Guttenbrunn Gruppe relevanten Unterlagen befinden sich in diesem System, auf das – je nach Berechtigung – Mitarbeiter des Unternehmens von überall aus Zugriff haben. Dokumente werden nicht lokal gespeichert, es wird referenziert oder aber aus der Cloud abgerufen. Somit wird sichergestellt, dass von Dokumenten immer nur eine – nämlich die aktuell gültige Version – existiert und es keine parallelen oder „alten“ Versionen gibt. Außerdem werden in diesem QHSE-Managementsystem Workflow-Prozesse und Freigabeläufe definiert sowie Zugriffsrechte festgelegt.

Wie läuft das Projekt ab? 

Vor rund zwei Jahren wurden Lisa Maria Rainer (Leitung Qualitäts- und Umweltmanagement MGG Gruppe) und Philipp Felber (Head of Quality and Environmental Management, Product Development MGG Polymers) von der Firmenleitung damit betraut, bezüglich einer QHSE-Software zu recherchieren. Gemeinsam mit Armin Blutsch, (Head of Group IT MGG Gruppe) wurde sondiert. Fündig wurde das Projektteam bei Quentic. Es folgte ein langer Prozess, der mit einem Vertragsabschluss begann, gefolgt von der Installation der Testumgebung, einem Test-Start mit dem Kernteam bis hin zum Go-Live inklusive Schulungen der MitarbeiterInnen, dessen Termin kurz bevorsteht. Den Abschluss der Inbetriebnahme bildet der komplette Go-Live – Termin, der in weiterer Folge auf dem Plan steht.

Was kann das System?

Das Quentic-Managementsystem bildet die Unternehmensstruktur ab, verfügt über ein Erinnerungs- und Eskalationsmanagement, schafft eine zentrale, strukturierte Dateiarchitektur und ermöglicht eine einheitliche Dokumentation – von der Ursachenanalyse bis hin zur Prozessverbesserung. Mit der Software von Quentic lassen sich Verfahrensabläufe innerhalb der Organisation vereinfachen, gesetzliche Anforderungen, Standards, Normen, Bereiche oder Abläufe vereinheitlichen.

Wo steht man derzeit?

Die Phase der Befüllung des Systems mit Dokumenten und Daten ist nun abgeschlossen, die Rechtskonformität, auch Legal Compliance genannt, ist gegeben. Als nächster Schritt wird das System auf das Unternehmen „ausgerollt“. Vermehrt werden MitarbeiterInnen eingeschult und mit den Vorteilen von Quentic vertraut gemacht. Das passiert nicht von heute auf morgen. Es bedarf wiederkehrender Termine oder auch Workshops in Kleingruppen, um das Managementsystem im Unternehmen zu verankern und somit all die Vorteile zu lukrieren, die das System bietet.

Philipp Felber ist stolz darauf, Teil dieses Projekts zu sein:

„Die Einführung der QHSE-Software (Quentic) setzt in unserem Unternehmen neue Maßstäbe. Wir gehören in der Recycling-Wirtschaft zu den wenigen Betrieben europaweit, die eine Software dieser Art implementiert haben. Das ist ein bedeutender Digitalisierungsschritt für die Müller-Guttenbrunn Gruppe. Mit diesem System verbessern wir nicht nur unsere internen Prozesse, sondern stärken auch unsere Position als Vorreiter in der Recycling-Branche. Dies ist ein wichtiger Meilenstein auf unserem Weg, nachhaltige Lösungen mit modernster Technologie zu verbinden und die hohen Anforderungen an Qualität, Gesundheit, Sicherheit und Umwelt noch besser zu erfüllen.“

Warum führt man ein QHSE-Managementsystem ein?

Durch die Implementierung des Managementsystems darf sich das Unternehmen eine Reihe von Vorteilen erwarten. Effizienz und Produktivität werden erhöht, Risiken durch proaktives Handeln reduziert. Durch ein starkes Qualitätsmanagement ist aber auch ein Anstieg der Produktqualität zu erwarten, was wiederum eine Erhöhung der Kundenzufriedenheit sowie der Wettbewerbsfähigkeit mit sich bringen wird. Das gesamte System basiert auf dem Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung, was langfristig zu einer höheren Leistungsfähigkeit des Unternehmens führt. Es stellt sicher, dass in den Bereichen Qualität, Gesundheit, Sicherheit und Umwelt effektiv und nachhaltig gearbeitet wird.

In die Praxis umgesetzt bedeutet das, dass Quentic nicht nur standortübergreifend Daten und Dokumente verfügbar macht, die alle am aktuellen Stand sind, es erinnert auch an Pflichten und Termine, die aus rechtlichen oder organisatorischen Gesichtspunkten einzuhalten sind. So wurden beispielsweise zahlreiche wiederkehrende Prüfpflichten eingepflegt.

Das Anwendungsspektrum ist extrem breit gestreut: Von Sicherheitsunterweisungen der Mitarbeiter über Audits, regelmäßige Maschinenkontrollen, Staplerüberprüfungen bis hin zu europäischen Recyclingverordnungen.

Ein hinterlegtes Terminmanagement erinnert zeitgerecht, die jeweils notwendigen Unterlagen wie beispielsweise Prüfbücher und -papiere zur Verfügung zu stellen. Und nach Abschluss solcher Checks wird ein Prüfprotokoll als Nachweis der Erledigung ins System hochgeladen. Auf Gesetzesänderungen wird automatisch hingewiesen, eine Abklärung, ob bzw. wo Änderungen schlagend werden, wird aufgezeigt. Audits sowie behördliche Kontrollen, auch unangekündigt, können kompetent und mit wenig Aufwand abgehandelt werden. So kann zum Beispiel in der REACH-Verordnung oder der RoHS-Richtlinie einfach und schnell nachgelesen werden, wie anstehende Themen in der innerhalb und außerhalb der EU zu handhaben sind. Auch Online-Unterweisungen von MitarbeiterInnen, Meldungen von Arbeitsunfällen, Arbeitsstoffe und Sicherheitsdatenblätter oder auch Sicherheitsbegehungen werden zukünftig über dieses neue System abgewickelt werden.

Wann ist das Projekt abgeschlossen?

Auf die Frage, wann der Prozess abgeschlossen sein wird, kommt von Lisa Maria Rainer die spontane Antwort: „Das wird nie der Fall sein, es handelt sich hier um ein ‚lebendiges‘ System!“ Sie ist aber gespannt auf den Zeitpunkt, wenn das System vollständig seinen Betrieb aufgenommen hat. „Die Erleichterung in der Abwicklung wird dann mehr als deutlich sein. Losgelöst von einzelnen Personen können Fristen eingehalten werden. Die Unterlagen sind aktuell und greifbar, Zugriffs-, Lese- und Bearbeitungsrechte sind perfekt geregelt“.

Mit dem System von Quentic wird sichergestellt, dass auch die notwendigen Umwelt-Daten für den CO2-Fußabdruck zur Verfügung stehen. Die Standards sind stetig am Steigen, die Vorgaben sind strikt: Ware darf mit dem LKW nur mehr begrenzt auf der Straße transportiert werden, der Rest des Weges muss auf der Schiene zurückgelegt werden. Der Transport muss dokumentiert, Beweise müssen erbracht werden. Mit Quentic ist man auch hier gut aufgestellt und in der Branche ganz weit voraus. Die Rahmenbedingungen werden in Zukunft noch enger werden. Mit dem neuen QHSE-Managementsystem ist die Müller-Guttenbrunn Gruppe dafür perfekt gerüstet.